La gestion digitalisée des abonnements

La gestion des abonnements et des fournisseurs hors production

Dans nos métiers, de plus en plus de services apportés par nos fournisseurs hors productions se sont transformés de prestations à l'acte, à des prestations sous forme d'abonnements. La gestion commune de l'intégralité des abonnements est devenue une nécessité, afin de pouvoir centraliser l'information importante, suivre les échéances et dates clés ainsi que de réaliser un suivi de chacune des prestations, au fur et à mesure du temps.

Lister dans une interface commune

Notre objectif a toujours été de pouvoir centraliser les fonctions supports des entreprises dans des interfaces communes (comptabilité, suivi des tiers, des dépenses hors production etc.). Ainsi, nous avons développé une interface de gestion complète des TIERS, vendue en SAAS à nos clients et que nous utilisons également pour nos structures. Rassemblée sous la holding Genysia Technologies, cette interface nous permet d'avoir une liste des contrats récurrents, multisociété du groupe. 

Vous est-il déjà arrivé de voir un débit sur votre compte bancaire que vous n'expliquiez pas ? Un abonnement souscrit il y a plusieurs années que plus personne n'utilise, mais qui vous débite tous les mois ou tous les ans ? Un contrat perdu au milieu de vos dizaines de classeurs papiers ?

C'est exactement pour éviter ce genre d'écueils que nous avons mis en place et que nous utilisons quotidiennement cette interface. Elle nous permet de digitaliser complétement notre stockage d'informations fournisseurs hors production, et de donner accès en quelques clics aux informations aux bonnes personnes. 

Connaitre les échéances clés

Le contrat est-il en tacite reconduction ? Avons-nous un préavis ? Il existe autant de conditions particulières que de contrats. C'est pour cela que nous avons défini des catégories dynamiques de contrats, nous permettant à minima une fois par an, de remettre à jour et de mettre à l'épreuve chaque abonnement. 

Ainsi, nous avons 2 catégories dynamiques, respectivement appelées "Contrats qui vont expirer" et "Contrats à négocier", nous permettant de challenger nos fournisseurs et nos équipes, afin d'être sûr et certain que nos dépenses sont corrélées aux besoins opérationnels de nos collaborateurs. L'abonnement est trop peu utilisé ou ne corresponds plus aux besoins ? Nous relançons un benchmark de solutions et analysons d'autres possibilités chez d'autres fournisseurs.

Nous sommes également avertis par mail quelques mois avant les tacites reconductions et avant les délais échu de préavis, nous permettant d'agir avant que nous soyons réengagés. Ce sont des fonctionnalités toutes simples, mais très puissantes pour faire du ménage dans ses abonnements et être sûr et certain que nos dépenses supportent nos équipes de production.

‍

Réaliser un suivi au fur et mesure du temps

La vérification des dates clés permet également au besoin et en fonction de l'historique du contrat, de négocier des éléments avec le fournisseur. Toute une interface de stockage de l'information pour chaque abonnement nous permet de déposer des fichiers, des commentaires et se déposer des informations utiles pour les renouvellements ou les négociations.

Plus nous avons d'informations remontées du terrain, et plus nous sommes capables de juger la qualité et la pertinence de nos abonnements pour nos différentes activités. Chaque prestataire ne se vaut pas, et un prestataire jugé de prime abord comme "cher" peut faire gagner beaucoup de temps ou de tranquillité a contrario d'un prestataire peu onéreux, mais très problématique dans l'exécution de son contrat. La centralisation nous permet également, lorsque l'abonnement peut-être multisociétés, de venir négocier des tarifications groupées. 

‍

Si ce type d'interface vous intéresse pour votre propre activité, n'hésitez pas à nous contacter, nous avons toute une suite de web logiciels en SAAS permettant de répondre aux problématiques de centralisation et digitalisation des entreprises. 

‍