Quels outils utilisons-nous pour gérer les projets digitaux ? Découvrez comment progressivement nous avons développé notre outil interne et quels outils externes nous continuons d'utiliser.
Article publié le
7/12/2022
Quel(s) outil(s) de gestion de projet utilisons-nous ?
Le débat sur le meilleur outil de gestion est une discussion sans fin, tant les nouveaux outils apparaissent comme des champignons et les méthodologies et façon de faire évoluent au rythme des changements technologiques. WebexpR est l'entreprise du groupe qui a testé, teste et testera le plus d'outils, de raison de la variété des projets qu'elle traite. Découvrez les outils que nous testons, utilisons et développons !
OVH nous a inspiré puis nous avons centralisé l'information dans un seul outil
Il y a environ 10 ans, et jusqu'il n'y a pas si longtemps, OVH utilisait un outil nommé "Flyspray", qui leur permettait de centraliser tous les bugs et travaux qui était en cours sur leur infrastructure. Vous avez des milliers de screenshot sur archive.org : https://web.archive.org/web/20210201000012/https://travaux.ovh.net/
Flyspray, ce projet Open Source, a été mis en place chez WebexpR vers 2014, et nous a permis, pendant des années, de centraliser tous les projets et toutes les tâches à réaliser. Très rapidement, nous l'avons modifié pour le rendre plus ergonomique, plus adapté à nos usages et plus design ! Assez rapidement, nous avons ajouté des fonctionnalités d'accès client pour leur permettre de suivre en temps réel le suivi de leur projet.
Malheureusement, la communauté de ce projet n'est plus très active et la technologie, assez éloignée des standards actuels, en font un outil puissant, mais vintage.
Face à l'utilisation d'autres outils tels que Github issues, Trello, Sharepoint et Notion, nous avons fait le choix il y a 2 ans d'intégrer à notre tout nouvel CRM/ERP, une brique de gestion de projet. Cela nous a permis de centraliser l'intégralité de l'information au sein d'une seule et même interface.
Aperçu de notre ancienne interface de Gestion de Projets chez WebexpR
Quels autres outils utilisons-nous chez WebexpR ?
Avant de détailler les spécificités de notre outil développé en interne, il faut savoir que nous continuons à tester et utiliser d'autres outils marchés. C'est essentiel pour nous de nous tenir au courant des nouveautés, des évolutions et des nouvelles fonctionnalités imaginées par les développeurs du monde entier.
Voici les différents outils externes que nous utilisons :
Github issues qui permet de réaliser sous forme de vue Kan Ban de la gestion de projet. Son gros avantage : le lien des "issues" (les tâches) avec des commits (des pushs Github), ce qui est très puissant pour gérer l'historique du code du projet et des demandes. Son gros inconvénient : une ergonomie très orienté développeur et donc pas toujours adapté à des profils de gestionnaires de projets !
Sharepoint : nous avons développé une surcouche à Sharepoint, qui permet d'avoir dans un environnement Microsoft, une interface puissante de gestion de projet. Son gros avantage : tout est stocké de façon sécurisée dans l'environnement Microsoft et est complétement intégré à l'Active Directory. Son gros inconvénient : la dépendance à Microsoft, que ce soit sur des licences de serveurs pour les solutions "on premise" ou les licences mensuelles pour les solutions cloud.
Trello : l'outil de référence de gestion de tâches sous forme de vue Kan Ban Son gros avantage : l'ergonomie simpliste et très efficace. Les plugins et interactions avec d'autres outils tiers rends l'application très intéressante ! Son gros inconvénient : le freemium assez restreint et l'obligation d'utiliser assez rapidement une version payante, si l'on souhaite profiter de toutes les fonctionnalités.
Notion : l'outil de documentation qui permet maintenant une gestion de projet poussée Son gros avantage : la personnalisation à l'extrême des vues d'affichage pour les utilisateurs avec un stockage sous forme de base de données au sein du projet. Son gros inconvénient : l'aspect modulaire implique une très forte rigueur d'équipe, pour éviter une hétérogénéité extrême de l'outil.
Depuis 1 an et demi, nous développons en parallèle notre interface de gestion de projet maison !
Qu'apporte notre outil de gestion de projet ?
Bien évidemment : pleins de choses ! La liste est longue, mais nous avons essayé de le regrouper en grandes thématiques :
La souveraineté de nos données : l'utilisation de produits externes implique une externalisation de nos données. Plus nous avons de données en interne, et plus nous pouvons la réorganiser, l'analyser et en extraire de la valeur. Psycle Analytics, notre entreprise spécialisée en data intelligence, en est un bon exemple : sans données, pas d'optimisations possibles de nos processus !
L'automatisation de tâches : que ce soit de la création du projet, à la création des étapes, des tâches, des todos et des notifications, notre outil de gestion de projet, spécialisé dans la mise en place de projets digitaux, permet d'appliquer des centaines de template de projets "type", n'ayant qu'à être, de façon minime, modifié pour coller au projet sur-mesure du client. Un gain de temps énorme !
L'affichage dynamique, en fonction de l'équipe ou du chef de projet. Les mêmes informations (étapes, tâches, todos, commentaires), peuvent être affichées de façon différenciée en vue Liste, en vue Kan Ban ou en vue Diagramme de Gantt, en fonction des besoins dans la gestion de projet.
L'évolution contrôlée de l'outil : nos équipes font évoluer l'outil toutes les semaines. A contrario des solutions externes, nous avons la main sur la roadmap et venons arbitrer, choisir et prioriser les tâches pouvant avoir le plus d'impact sur notre utilisation de l'outil.
